Business English Course Lesson One

BUSINESS ENGLISH COURSE

Lesson 1

Business Letter

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

 

Термин «Деловое письмо» появился в нашем лексиконе и стал широко использоваться  сравнительно недавно, в 90-е годы, однако этот термин всегда присутствовал в бизнесе и его содержание постоянно варьировалось. Значительная часть «начинающих бизнесменов» эксплуатировали  понятие и содержание делового письма по своему собственному усмотрению, не имея представления о корпоративном этикете и об эпистолярном стиле в частности, которые, несомненно, являются основными составляющими механизма управления взаимоотношениями в бизнес - сообществе и бизнес - процессами, и не только здесь, ибо несут основную информационную нагрузку, в том числе, отражают настроение, психологию содержания и атмосферы информационного обмена и взаимодействия сторон на официальном и неформальном уровнях.

 

В многочисленных работах на тему истории возникновения делового письма,  нас отправляют даже в Киевскую Русь, к Ивану  IV «Грозному», к Петру I, забыли еще гонцов Древнего Рима! Написано несметное количество статей и диссертаций, но так и не пришли к общему пониманию формы существования и функционирования, и вида делового письма, путая понятия служебного и делового писем, а то и объединяя эти понятия.

 

Мы не будем углубляться в историю и спорить с «писателями», а возьмем пограничный период между 20 и 21 веками, нашу новейшую историю, и посмотрим на наше «деловое письмо» в его современном исполнении! Но прежде разберемся в понятиях:

 

Термин «служебное …» относится к исполнению обязанностей по службе; то, что предназначено для пользования работниками организации и в рамках организации. Служебная переписка – обмен информацией в письменном виде между работниками или подразделениями внутри организации, службы в форме «служебного письма» или «служебной записки», или т.п.

 

Термин «деловое …» относится к сфере отношений между организациями или частными лицами, основанных на взаимовыгодных профессиональных интересах в достижении цели или результата в сотрудничестве, в том числе совместном, в конкретной области предпринимательской деятельности. Письменный обмен информацией в рамках этой деятельности имеет значение «деловой переписки» и производится в форме «делового письма».

 

Термины «личное …» или «частное …», являющиеся идентичными,  имеют собой понятие персональной непубличной принадлежности чего-либо какому-либо конкретному физическому лицу. Письменный информационный обмен между частными лицами осуществляется в форме «личного письма» или «послания», или т.п.

 

Письма могут быть также сопроводительными (с приложенными бумагами), приветственными (вступление в новую должность, начало нового проекта…), поздравительными (юбилей, окончание проекта, успешное завершение плана…), благодарственными, рекомендательными, могут быть приглашениями (на юбилей, посетить компанию, принять участие в конференции…), уведомлениями (о наложении штрафных санкций, о просрочке кредита…), сообщениями (что-то срочное…), и могут квалифицироваться деловыми, если предназначены для работников компании или партнеров по бизнесу.

 

Несомненно, понятия и их значения будут меняться от поколения к поколению в соответствии с уровнем развития, но суть и содержание информационного обмена, независимо от его форм, остаются постоянными – решение актуальных задач для получения определяемых ими результатов и достижения целей.

 

Деловая беседа — устное общение двух и более участников/собеседников. Целью могут быть вопросы бизнеса, возможное принятие решений, обсуждение проблем бизнеса и его развития, установление деловых отношений и все вопросы, связанные с бизнесом собеседников. Деловые беседы не предполагают принятия и подписания документов. Деловая беседа может проводиться по телефону.

 

Деловые переговоры — обсуждение конкретного делового предложения, возможной сделки, возможного сотрудничества в определённой сфере, имеющие целью принятия решения сторонами и выработку соответствующих документов. Результатом деловых переговоров может быть подписание договора или Контракта.

 

Деловая переписка — письменная форма обмена деловой информацией между сторонами по обычной или курьерской, или электронной почте. Может предварять установление деловых отношений и использоваться впоследствии для решения текущих вопросов в рамках установленных деловых отношений.

 

Деловое письмо — документ, выполненный в письменном виде, имеющий целью обсуждение деловых вопросов на разной стадии бизнес отношений. Является одной из форм деловой переписки и является инструментом менеджмента.

 

Составление любого делового письма, в том числе на английском языке, должно осуществляться по общим правилам или традициям, т.к. определенного вида письмо не имеет (за исключением писем госструктур, которые используют типовые форматы, установленные соответствующими инструкциями и законами):

 

·       На бланке компании под «шапкой» указываются исходящий номер  “Our Ref.:”; в этой же строке правее указывается номер письма корреспондента “Your Ref.:”; далее в сроке указывается текущая дата “22 January, 2020”; в конце строки указывается количество страниц: “Pages 1+…”, здесь,  первое числительное указывает на количество страниц письма и второе, после плюса, указывает на количество страниц, приложенных к письму.

·       В верхнем левом углу официального бланка письма под реквизитами отправителя или его компании указывается полное имя получателя или название компании, ниже указывается его почтовый адрес. Обычно этот раздел формируется после указания “TO:”

·       Ниже указывается отправитель, его имя. Название компании не указывается, т.к. письмо исполняется на бланке. Этот раздел формируется после указания “FROM:”

·       Ниже указывается способ передачи письма “BY MAIL; BY COURIER; BY HAND”.

·       Ниже размещается обращение.

·       Ниже обращения размещается ссылка - указание на тему письма, исполняется ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ ЖИРНЫМ ШРИФТОМ

·       Ниже размещается текст письма.

·       Под текстом располагается подпись с указанием имени и фамилии подписывающего письмо и его должности. Если письмо исполнено автором, то указание исполнителя не требуется.

·       Если письмо исполнено отдельным лицом, ответственным за составление писем, то ниже подписи официального лица указывается имя и фамилия исполнителя и его телефон.

 

Основные выражения

 

 Существуют стандартные выражения,  употребляемые в деловой переписке на английском языке, использование которых  придаёт вежливый и официальный тон письму.

 

1.      ОБРАЩЕНИЕ / НАЧАЛО ОБЩЕНИЯ
Dear Sirs,	Обращение к компании или фирме
Dear Messrs. (name of a company)*	Обращение к компании или фирме, если в названии содержатся имена
Dear Sir,	К мужчине К женщине
Dear Madam,
Dear Mr. Brown	Если известно имя корреспондента. Если неизвестен статус дамы, необходимо ставить только титул Ms.
Dear Mrs. Brown,
Dear Miss. Brown,
Dear Ms. Brown,
Dear Andrew,	Обращение к знакомому
2.      ССЫЛКА
RE: DELIVERY OF GOODS	В ОТНОШЕНИИ: ДОСТАВКА ТОВАРА
3.      ВСТУПЛЕНИЕ (ПРОДОЛЖЕНИЕ РАНЕЕ НАЧАТОГО ОБЩЕНИЯ)
Thank you for your e-mail of …..(point the date)	Спасибо за Вашу эл.- почту  от ….
Thank you for your e-letter of …..(point the date)	Спасибо за Ваше эл.- письмо от ….
Thank you for your letter of …..(point the date)	Спасибо за Ваше письмо от ….
Following my previous e-letter…	В продолжение моего предыдущего письма…
Following your latest e-letter…	В продолжение Вашего последнего письма…
Following your instructions pointed out in your e-letter of …	Следуя Вашим инструкциям, указанным в Вашем письме от…
В данном случае указываться могут все возможные письменные сообщения – e-mail, e-letter, letter, message, information, note…
4.      ПРИЧИНА ИЛИ ОСНОВАНИЕ НАПИСАНИЯ ПИСЬМА (В ПРОЦЕССЕ РАНЕЕ НАЧАТОГО ОБЩЕНИЯ)
I now write… …to thank you for your … …to ask you to (do smth)… …to inform you about… …to let you know … …to confirm the… ...in connection with … … to draw your attention… This is to… confirm… advise … let you know.. refer … I refer to your… …advertisement… …your initial letter… … letter of… Following your… …request… …letter… …instructions… …recommendations… I would like to… …discuss… …make more precise…	Я пишу… … поблагодарить… …попросить Вас… …информировать… …дать Вам знать… … подтвердить… …в связи с … …обратить Ваше внимание… Это для… …подтверждения… …уведомленияб,сообщения… …извещения… …ссылки Я ссылаюсь на Ваш/Ваше… …рекламу… …ваше инициативное письмо… …письмо от… Следуя Вашим… …просьбе… …письму… …инструкциям… …рекомендациям… Я бы хотел… …обсудить… …прояснить/уточнить…
5.      ПРОСЬБА
Could you please… …let me know… …let me have … …arrange to send/a meeting… I should be grateful if you could please… I would be grateful if you could please… I have a request… Can you give me information on…	Не могли бы Вы, пожалуйста… …дать мне знать… … дать мне иметь… … распорядиться отправить/назначить встречу Я был бы благодарен если бы Вы… Я был бы признателен если бы Вы… У меня есть просьба… Можете дать мне информацию о…
6.      ОЖИДАНИЕ ОТВЕТА, ВСТРЕЧИ.
I look forward to… I very much look forward to… …hearing from you soon. …meeting you… …receiving … …finishing… …beginning…	С нетерпением жду С большим нетерпением жду …ответа вскоре.. …встречи с Вами… …получения… …окончания… …начала…
7.      УКАЗАНИЕ ВЫПОЛНИТЬ ИЛИ СДЕЛАТЬ ЧТО-ТО
I would like you to … (do smth…) Can I ask you to … Please … (do smth…) Let me know…	Я бы хотел, чтобы Вы… Могу я Вас попросить… Пожалуйста, (сделайте…) Дайте мне знать/сообщите о…
8.      ПОДПИСЬ
Faithfully Yours, Sincerely Yours, Kind regards, Best regards, Warm regards, With kind regards.	С уважением, Искренне Ваш, Добрые пожелания, Наилучшие пожелания, Теплые пожелания, С наилучшими/добрыми пожеланиями,
9.      ПРИЛОЖЕНИЯ К ПИСЬМУ
Please find attached… I now/also attaché herewith… …is/are attached herewith. The attached are… (attached = enclosed)	Приложенные… Я также прилагаю к этому… …приложены к этому. Приложением являются…
10.   СООБЩЕНИЕ НЕГАТИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ
I regret to let you know/ to advise you about… Sorry to inform you about… Unfortunately… I am afraid we are not able to/can not... …sorry about that. Regretfully, due to …	Я сожалею о том, что даю Вам знать о… Прошу простить за информирование о… К несчастью… Боюсь мы не в состоянии.. …сожалею об этом. К сожалению, в связи с…
11.   ИЗВИНЕНИЯ
Please accept our apologies.. I apologise for… …not being in contact for a long time.. …not informing you in time… …missing your letter of… …misunderstanding… …mistake… …my colleague behavior/impoliteness	Пожалуйста, примите наши извинения… Я прошу прощения за … долгое пребывание вне контакта не информирование вовремя пропустил письмо непонимание ошибку поведение моего коллеги/невежливость
12.   ПРЕДЛОЖЕНИЕ ПОМОЩИ
If I can help… (in doing smth., to do smth. ) Can I help you in … (doing smth.) Would you like me to … (do smth.) I can … if you wish. / If you wish… I can…	Могу ли я помочь … Можно помочь Вам в … Не хотите ли Вы чтобы я… Я могу … если пожелаете/хотите (и наоборот)
13.   СОМНЕНИЯ
I am not sure about… I am a little confused with … I do not fully understand… I doubt about… I have got some doubts… Can I have your opinion on… as I have some doubts …	Я не уверен в… Я немного в замешательстве из-за… Я полностью вне понимания… Я сомневаюсь в… У меня есть некоторые сомнения… Могу ли я просить Вашего мнения… в виду некоторых сомнений…
14.   БЛАГОДАРНОСТЬ
Thank you for… very much indeed! My thanks for… Many thanks for… I most grateful…	Большое спасибо за… Моя благодарность за… Многократное спасибо… Весьма признателен…
15.   ДРУГАЯ ТЕМА
As for your request… In regards to … Regarding …. To answer your question I would like to let you know… As for our new project…	В отношении Вашей просьбы… В отношении… …….”……… В ответ на Ваш вопрос я бы хотел дать Вам знать… Что касается нашего нового проекта…

 

Существует разнообразие фраз, используемых и в письменной речи и в устной речи, которые могут быть применены во многих случаях и ситуациях бизнес процессов – в письмах, в беседах, в переговорах, в докладах и др.

 

Письмо-запрос  Inquiry/Letter of Inquiry

Письмо-запрос какой-либо актуальной  информации (Inquiry Letter) отправляется, когда необходимо получить более подробную информацию об интересующем вас товаре или услуге.
   

Письмо-претензия Claim/Claim Letter

Письмо, содержащее жалобу или претензии к чему-то несоответствующему условиям контракта (качество, неисполнение, задержка сроков…) Цель – указание недостатков или несоответствий в рамках контракта и по имеющимся проблемам. Это официальный документ, требующий немедленного реагирования. В письме должна быть подробно описана суть претензии.

 

Извинительное письмо  Apology Letter

Извинительное письмо всегда отправляется в ответ на претензию с объяснениями ситуации и вариантами устранения несоответствий, а также сроками их устранения.

 

Рекомендательное письмо  Letter of Recommendation

Обычно выпускается (или не выпускается) руководителем по просьбе работника, находящегося в его подчинении, для представления по новому месту работы или при переводе на высшую должность. А также для составления порт-фолио.

 

Сопроводительное письмо  Covering  Letter

Обычно используется при отправке каких-либо печатных материалов – контрактов, брошюр, резюме и пр.

 

Электронная почта  E-mail

Этот вид письма наиболее распространён в связи со своей простотой составления и скорости доставки адресату, и стал основной формой письменного общения.

 

Содержание письма является его основной существенной частью. Весь текст разбивается на параграфы (абзацы без «красной строки»).  Параграфы разделяются одним междустрочным интервалом. Каждый параграф имеет законченный объем информации по определённой теме или предмету, и имеет законченную мысль.

 

Текст письма должен быть «неуязвимым». Поскольку любые Ваши или чьи-либо e-mail  сообщения или деловые  e-mail  сообщения, или деловые письма, с просто указанным Вашим именем, электронной подписью или оригинальной подписью могут быть представлены в суде в качестве подтверждения той или иной деятельности, то всегда необходимо иметь это в виду и всегда серьёзно относиться к тому, что пишите и как пишите. Кроме того, Ваш клиент или третья сторона могут потребовать копию переписки для контроля или иных целей.  Любое письменное высказывание должно быть корректным и грамотным с использованием только соответствующей терминологии и только нормативной лексики, и не выходить за рамки компетенции текущего контракта или обсуждаемой темы и предмета. Если контракт не подписан и идёт предварительное его обсуждение, тем более на этой стадии недопустимы неформальные варианты общения.    Это же необходимо помнить и при обсуждении с партнёром тактики  в отношении клиента, ибо некоторые некорректные тактические приёмы могут клиенту не понравиться и повлечь собой весьма неприглядные последствия. Обсудить с партнёром или стороной что-то личное или рассказать анекдот, или что-то на свободные темы лучше по телефону и в неурочное время.

 

Общение между партнёрами или сторонами происходит на уровне, которого они достигают в процессе совместной работы или деятельности, начиная с самого официального и заканчивая, но не всегда, самым неофициальным. Стороны должны качественно соответствовать вполне определённому рабочему уровню письменного и устного общения, что особенно важно на стадии установления отношений. Если одна из сторон «недобрала» или не дотягивает до уровня другой стороны, то нужно делать либо кадровые перестановки, либо дотягиваться, либо бросать это дело, ибо оно не по зубам. Специальное профильное образование, образованность и интеллект плюс этикет всегда сделают своё положительное дело.

 

В случае личного знакомства с потенциальным партнёром на выставке, на приёме или иной формальной обстановке непременно в ближайшее время после встречи напишите ему приветственное письмо для закрепления знакомства и, после получения ответа, начинайте говорить о бизнесе и действуйте по обстановке. Если новый знакомый первый пришлёт приветственное письмо, непременно ответьте, но не считайте, что дело в шляпе! Далее действуйте по обстановке. Из первого ответного письма партнёра все будет понятно, даже только взглянув на стиль этого письма.